Documenten verzenden en ontvangen

InDutch laat u kiezen uit 5 verschillende methoden voor het verzenden en ontvangen van uw documenten:

Op papier

Uw documenten mogen op papier worden toegestuurd, via briefpost of koerierdienst.

InDutch stuurt afgewerkte documenten indien gewenst ook terug op papier, maar enkel op A4-formaat en in zwartwitdruk.

Normale werkwijze

U mag InDutch uw document toesturen via gewone e-mail. Uiteraard is dit een erg eenvoudige werkwijze. Wanneer de opdracht klaar is, stuurt InDutch het dan via dezelfde weg terug, tenzij u om een andere manier van terugsturen vraagt.

Voor kleinere, niet vertrouwelijke documenten is dit geen probleem. Als de inhoud van het werk echter gevoelig ligt, of het document zeer groot is, stellen zich hierbij problemen:

• De transfer via e-mail kan irriterend lang duren, of de mailbox is te klein om het document te ontvangen.
• Het bestand kan in principe worden gelezen door iedereen die het onderweg op het internet onderschept. Gewone e-mail is hiertegen namelijk op geen enkele wijze beveiligd.

Gecomprimeerd

Bij grote documenten biedt datacompressie een uitkomst. Hiervoor bestaan heel wat verschillende computerprogramma's. Het bekendste is allicht WinZip. U bepaalt volledig zelf welke toepassing u hiervoor gebruikt. Na het comprimeren stuurt u het document dan via de gewone e-mail. InDutch aanvaardt alle bekende compressieformaten op het Windows-platform. InDutch stuurt het afgewerkte document gecomprimeerd terug in het zip-bestandsformaat, tenzij u om een andere werkwijze of een ander bestandsformaat vraagt.

Als u niet goed weet welk compressieprogramma te kiezen, raadt InDutch het programma PowerArchiver aan, omdat die toepassing een Microsoft®-certificaat behaalde.

De toegepaste compressie dient enkel om de bestanden kleiner te maken, maar heeft geen enkele invloed op de veiligheid. Het veiligheidsniveau is hier dus hetzelfde als bij het gewone e-mailen.

Gecomprimeerd en beveiligd met wachtwoord

Bijna alle compressieprogramma's bevatten een functie voor het beveiligen van bestanden met een wachtwoord. Als het wachtwoord zorgvuldig wordt gekozen en geheimgehouden, biedt deze functie een behoorlijk veiligheidsniveau. Het comprimeren en beveiligen kan in één adem gebeuren, waarna het document via een gewone e-mail kan worden verzonden.

Het wachtwoord wordt door InDutch voor u gekozen en is klantspecifiek. Het kan telefonisch worden meegedeeld, met een sms-bericht of per briefpost, en indien nodig op elk gewenst moment worden vernieuwd.

Deze werkwijze biedt een redelijke beveiliging die ruim voldoende is voor de meeste commerciële en technische documenten. Toch zal iemand die echt wil inbreken en over sterke computervaardigheden beschikt, het document kunnen inlezen. Voor bedrijfskritische informatie is het dan ook aan te raden om een hoger veiligheidsniveau te hanteren.

Geëncrypteerd

Het encrypteren (versleutelen) van bestanden biedt het hoogste veiligheidsniveau. Er zijn hiervoor heel wat technologieën beschikbaar, met heel wat variatie wat betrouwbaarheid en kostprijs betreft. Om de kostprijs laag te houden en toch een zeer hoog veiligheidsniveau te garanderen koos InDutch voor de ingebouwde versleutelfunctie van PowerArchiver.

De bestanden worden voor de verzending via e-mail eerst versleuteld (en tegelijkertijd gecomprimeerd) tot het pae-bestandsformaat. Dit betekent dat u als klant ook moet beschikken over het programma PowerArchiver. Maar geen nood, het kan zeer eenvoudig worden gedownloaded en geïnstalleerd, en de licentie is erg goedkoop (minder dan 20 EUR). Bovendien betaalt InDutch aan regelmatige klanten het bedrag van deze licentie terug!

Details over de terugbetaling van de PowerArchiver-licentie

Details over het versleutelen met PowerArchiver